Day 58 Prakerin Di Excellent ~ OpenKM

 Hari ke- 58 PKL: OpenKM

Halo semuanya! Kembali lagi di blog saya. Pada blog kali ini saya akan membahas tentang materi research saya yakni OpenKM. Apasih OpenKM itu?

Langsung saja menuju blognya!

Picture by: OpenKM

OpenKM adalah sistem manajemen dokumen open-source yang dirancang untuk membantu organisasi mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen secara efisien dan terstruktur. OpenKM menawarkan solusi untuk mengelola siklus hidup dokumen, mulai dari pembuatan hingga pengarsipan, dengan berbagai fitur yang memudahkan pengguna dalam mengelola konten secara kolaboratif.

Dan berikut adalah beberapa listing setelah saya melakukan research pada webnya.

Architecture OpenKM

OpenKM menggunakan arsitektur berbasis multi-layer dengan berbagai komponen untuk mendukung pengelolaan dokumen secara efisien:

  • Client-Side:
    • Akses berbasis web (HTML5) yang responsif untuk berbagai perangkat.
    • Integrasi dengan file explorers seperti Windows Explorer, Mac Finder, dan Linux Nautilus.
    • Dukungan klien desktop dan mobile.
  • Server-Side:
    • Server berbasis Java EE dengan dukungan multi-threading.
    • Berjalan di atas Tomcat atau JBoss application server.
    • Menggunakan Hibernate untuk ORM, mendukung database relasional seperti MySQL, PostgreSQL, dan Oracle, serta NoSQL seperti MongoDB.
    • Fleksibilitas penyimpanan dokumen fisik dengan sistem file lokal, cloud storage, dan NAS (Network-Attached Storage).
  • Persistence Layer:
    • Menyimpan metadata dan dokumen dengan dukungan berbagai database relasional dan NoSQL.
  • Indexing and Search Engine:
    • Apache Lucene dan Solr digunakan untuk pengindeksan dokumen yang cepat dan akurat.
    • Mendukung pencarian dalam berbagai format dokumen (PDF, MS Office, dll.).
    • OCR (Optical Character Recognition) untuk pengindeksan dokumen berbasis gambar.
  • Security Architecture:
    • Otentikasi melalui LDAP/Active Directory.
    • Mendukung SSO (Single Sign-On) dan OAuth2.
    • Kontrol akses berbasis peran (Role-Based Access Control/RBAC).
    • Audit trails dan logging aktivitas pengguna.
    • Enkripsi data at-rest dan in-transit untuk keamanan data.
  • Integration Layer:
    • RESTful API untuk integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.
    • CMIS (Content Management Interoperability Services) untuk interoperabilitas antara berbagai platform manajemen konten.
    • Sistem plugin untuk menambah fitur baru atau integrasi dengan sistem lain.
  • Workflow Engine:
    • Alur kerja berbasis BPMN 2.0, mendukung otomatisasi proses bisnis.
  • Scalability:
    • Dukungan clustered environment untuk perusahaan dengan volume dokumen besar.
    • Multi-tenancy untuk mengelola beberapa instansi OpenKM dari satu server.

Features of OpenKM

OpenKM menawarkan berbagai fitur yang mendukung kebutuhan manajemen dokumen secara lengkap, baik untuk pengguna versi Community maupun Professional.

Core Features:

  • Document Management:
    • Pengunggahan, pengunduhan, pengelolaan, dan pengarsipan dokumen.
    • Check-in/check-out untuk mengontrol modifikasi dokumen.
    • Version control untuk menyimpan revisi dokumen dan mengembalikan ke versi sebelumnya.
  • Advanced Search:
    • Pencarian teks lengkap menggunakan Apache Lucene dan Solr.
    • Dukungan pencarian metadata, tag, dan konten dokumen (PDF, Word, Excel, dll.).
    • OCR untuk pencarian dokumen berbasis gambar.
  • Metadata & Tags:
    • Pengelompokan dokumen berdasarkan metadata dan tag untuk memudahkan pencarian.
  • Security and Permission Management:
    • Kontrol akses berbasis peran (RBAC) untuk mengatur siapa yang bisa mengakses, melihat, dan mengedit dokumen.
    • Audit trails untuk mencatat setiap aktivitas pengguna.
  • Collaboration Tools:
    • Komentar pada dokumen dan sistem diskusi.
    • Kolaborasi secara real-time dengan document editing dan annotation.
  • Workflow Automation:
    • Alur kerja berbasis aturan untuk proses otomatis seperti peninjauan dan persetujuan dokumen.
    • Document automation untuk tugas seperti konversi dokumen otomatis.
  • Email Archiving:
    • Pengarsipan email dan lampiran sebagai bagian dari dokumen, termasuk kemampuan pencarian.
  • Reporting Tools:
    • Laporan aktivitas pengguna, alur kerja, dan kepatuhan dokumen.
  • Mobile Access:
    • Aplikasi mobile khusus untuk Android dan iOS, dengan fitur seperti pencarian dokumen dan pratinjau.
    • Akses offline untuk dokumen tertentu.
  • Integration:
    • Integrasi dengan Microsoft Office, OpenOffice/LibreOffice untuk pengeditan langsung.
    • Integrasi dengan ERP, CRM, dan sistem lainnya.
    • REST API dan CMIS untuk integrasi dengan platform eksternal.

Additional Features in Professional Version:

  • Automatic Document Classification:
    • Pengklasifikasian dokumen secara otomatis berdasarkan konten.
  • OCR and Barcode Recognition:
    • Pengenalan teks dan barcode untuk dokumen fisik yang dipindai.
  • Advanced Analytics and Reporting:
    • Dashboard dan analitik untuk memantau efektivitas manajemen dokumen.
  • AI & Machine Learning:
    • NLP (Natural Language Processing) untuk pencarian dan pengelompokan dokumen otomatis.
    • Sistem machine learning untuk analisis lanjutan dokumen.
  • Document Watermarking:
    • Fitur untuk menambahkan watermark pada dokumen.
  • Records Management:
    • Mendukung siklus hidup dokumen lengkap, termasuk aturan retensi dan penghapusan otomatis.

Comparison of OpenKM Versions (Community vs Professional)

Feature

Community Version

Professional Version

Core Document Management

Yes

Yes

Version Control

Basic

Advanced (dengan pengelolaan konflik)

Workflow Engine

Basic Workflow, manual rules

Advanced Workflow (BPMN 2.0, Visual Designer)

Full-Text Search

Basic search with Lucene

Advanced search with Lucene + Solr

Metadata & Tags

Yes, basic metadata

Advanced metadata handling and custom fields

Email Archiving

Limited, basic email attachments

Full email archiving with enhanced search and filters

Reporting Tools

Basic activity reports

Advanced reports, custom dashboards, and analytics

Security & Permission

Role-based access (basic permissions)

Granular access controls with advanced security auditing

Audit Trail

Limited

Full audit logs, detailed user activity tracking

Mobile Access

Basic mobile interface

Optimized mobile interface with offline access

Collaboration Tools

Comments and basic version control

Real-time document editing, annotations, discussions

Automation and Workflows

Basic workflows and manual document automation

Advanced workflow designer, task automation, reminders

Integration with Office Apps

Basic integration (Microsoft Office, OpenOffice)

Deep integration with Microsoft 365, Google Workspace, and more

REST API Support

Yes, limited capabilities

Extensive API for integration with ERP, CRM, etc.

CMIS Support

Yes

Yes

Advanced Search Capabilities

No, standard keyword-based search

Advanced (fuzzy search, suggestions, multilingual search)

Document Classification

Manual

Automatic classification based on AI

Document Scanning & OCR

Basic OCR for text recognition

Advanced OCR with AI-based image recognition and barcode reading

Retention Policies

Manual document archiving and deletion

Automatic document lifecycle management and retention policies

Backup & Restore

Manual, user-dependent

Automatic scheduled backups, disaster recovery support

Storage Support

Local storage, basic NAS support

Full cloud integration (Google Drive, Amazon S3, Dropbox, etc.)

AI & Machine Learning Features

No

AI-based document analysis, classification, and NLP

Document Watermarking

No

Yes, customizable watermarking for documents

Multi-tenancy Support

No

Yes, multiple instance management

Scalability and Clustering

Single server support

Clustering and load balancing for high scalability

Customization Options

Limited (basic configuration)

Full customization (UI, workflows, reports)

Training and Support

Community-based (forum, wiki, documentation)

Professional support (SLA, dedicated support team, training)

Software Updates

Slower update cycle (community contributions)

Frequent updates, patches, and professional-level fixes

Third-party Integrations

Limited

Extended integration with ERP, CRM, and other enterprise systems

Compliance and Certification

Basic record-keeping

Compliance with industry standards like GDPR, HIPAA, DoD 5015.2

Data diatas ini masih berdasarkan web official yang saya baca dan belum melukan ujicoba apakah fitur fitur diatas benar adanya atau hanya iming iming saja.

Mungkin cukup sekian untuk blog kali ini. Terimkasih sudah membaca sampai akhir dan sampai jumpa di blog selanjutnya!

BABAI!


Komentar

Posting Komentar

Postingan Populer